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Se c’è una sfida che tutte le aziende e le organizzazioni, piccole e grandi che siano, devono vincere, è quella della sicurezza. Sicurezza intesa come protezione di dipendenti e collaboratori, ma anche di dati e oggetti che potrebbero subire furti o atti di vandalismo. Per far sì che questo accada, ovvero garantire alle persone e alle cose un ambiente di lavoro sicuro, è fondamentale adottare strategie di controllo degli accessi e software adeguati. Quali sono le best practice da attuare?
Promuovere procedure di sicurezza coerenti
Le migliori procedure di sicurezza sul posto di lavoro sono inutili senza un’applicazione coerente. Ciò significa che è necessario adottare uno standard di sicurezza aziendale che si può mantenere nel tempo e all’occorrenza replicare. Non solo: l’intero team deve essere preparato sul tema. Senza la collaborazione di tutti, è impossibile non solo garantire un ambiente di lavoro sicuro, ma soprattutto gestire un’eventuale emergenza. I rischi possono potenzialmente verificarsi in qualsiasi momento, quindi è necessario che le misure di sicurezza siano sempre attive, conosciute e condivise.
Investire sulla formazione
Lasciando da parte il fatto che su molti temi è obbligatorio, è sempre una buona idea attivare dei corsi di formazione sulla sicurezza sul posto di lavoro dedicati ai dipendenti. Tutti i collaboratori dovrebbero essere costantemente aggiornati sulle practice aziendali e sul come attuarle.
Controllo degli accessi e verifica dell’identità
Conoscere in ogni momento chi c’è nell’edificio in cui si lavora, e il motivo per cui è li, è la base della sicurezza aziendale. I visitatori di ogni genere – clienti, fornitori, corrieri – rappresentano un potenziale rischio per la sicurezza. Per questa ragione è importante affidarsi a partner qualificati per mettere in atto una serie di interventi che assicurino un controllo degli accessi e una rilevazione delle presenze il più puntuale possibile. Cotini propone soluzioni di assoluta affidabilità: si tratta di sistemi composti da software di gestione, centralina di calcolo, tastiere e lettori di riconoscimento o da singoli lettori Stand Alone per una gestione semplice ed economica. Dalle centraline di controllo accessi ai lettori apriporta, dal controllo ronda ai tornelli Cotini offre un’ampia gamma di soluzione su misura per ogni tipologia di luogo di lavoro.
Gestione del personale automatizzata
Per la sicurezza e la protezione delle realtà aziendali una buona serratura o un sistema di telecamere non basta. Servono opzioni evolute per la gestione delle presenze. Che siano attraverso sofisticate rilevazioni con lettori biometrici, con badge o con il proprio smartphone, ogni impresa deve essere in grado di gestire in modo automatizzato le presenze dei dipendenti. Oltre che per garantire la sicurezza, i moderni sistemi di gestione del personale consentono anche di snellire pratiche interne e di alleggerire il lavoro dell’ufficio risorse umane e dell’amministrazione. Come spiegano da Cotini, “Un sistema di rilevazione presenze performante deve rendere veloce l’acquisizione dei dati, l’elaborazione e l’output relativo alle presenze, le assenze, gli straordinari, le trasferte e le varie attività dei dipendenti. I dati raccolti in modo sistematico consentono di ridurre al minimo gli errori e di ottimizzare i costi del personale: in questo modo, l’organizzazione del lavoro stesso viene agevolata, grazie alla pianificazione di turni, ferie e permessi, evitando che rimangano reparti scoperti. Dotandosi di un sistema informatico web oriented, affidandosi quindi all’ultima frontiera della tecnologia, è possibile per tutti avere sotto controllo tempi e costi del personale”.
gestione delle risorse umane è un aspetto sempre più strategico per le aziende, grandi o piccole che siano. E ogni supporto che possa implementare la facilità delle procedure HR dovrebbe essere ben accetto, in tutte le imprese. In questo scenario rientrano i software di gestione delle risorse umane, che aiutano ad automatizzare i processi e ad evitare ogni possibilità di errore.
A misura di PMI
Fermo restando che ogni azienda debba non solo gestire, ma anche “conoscere” i propri dipendenti al fine di aumentare la produttività e la fidelizzazzione degli stessi, è importante evidenziare che i software HR sono preziosi nel far risparmiare tempo e denaro. Sfera Cloud HR, il software di gestione delle risorse umane realizzato e proposto da Cotini, organizza le informazioni e tutti i documenti relativi a un dipendente in una sua scheda personale. In questo modo diventa facile centralizzare, organizzare e consultare i dati in maniera efficiente con un’interfaccia gradevole e semplice da usare. E’ integrato con Sfera Cloud, il sistema relativo alle presenze. Versatile, Sfera Cloud HR consente di gestire più società, permette di tracciare le competenze e il livello di conoscenza maturato, rileva il payroll dai software di gestione delle paghe.
In sintesi, con un solo software accessibile dai device la gestione aziendale diventa molto più facile e immediata. In particolare per le PMI, si tratta di un aiuto fondamentale: con un software di gestione delle risorse umane, integrato con la rilevazione delle presenze e l’ufficio paghe, si liberano tempo e risorse da dedicare al core business aziendale.
I vantaggi di un sistema avanzato (ma user friendly)
La semplicità di utilizzo di Sfera Cloud HR, insieme alla sua affidabilità ed efficienza, è il punto di forza di un software di gestione delle risorse umane adatto anche piccole aziende. Tra i vantaggi di adottare questo tipo di soluzione, spiccano soprattutto quelli relativi alla semplificazione dei processi aziendali a fronte di una maggiore efficienza.
Ad esempio, un software adeguato facilita tutto ciò che riguarda l’area dell’amministrazione. Diventa semplice e immediato, attraverso la scheda personale, inserire ferie, permessi, ma anche la partecipazione a corsi di formazione o l’assunzione di responsabilità speciali da parte del dipendente. Allo stesso modo, il software “dialoga” con l’ufficio paghe per consentire la perfetta compilazione delle buste paghe, così come per effettuare procedure veloci per nuove assunzioni. Senza errori, in pochissimo tempo.
Più informazioni per ottimizzare la produzione
I vari reparti all’interno di un’azienda dovrebbero essere ugualmente efficienti e produttivi. I software di gestione delle risorse umane consentono di monitorare l’andamento dei vari reparti e soprattuto di spostare risorse ove fosse necessario il turn over. Lo scopo dell’utilizzo di un sistema HRM per un’azienda è proprio massimizzare la produttività dei propri dipendenti. Avendo accesso subito alle competenze, alla formazione e alle mansioni di ciascun collaboratore diventa immediato comprendere chi è adatto per un ruolo piuttosto che un altro. Con i dati facilmente accessibili per query, la direzione può prendere decisioni più consapevoli per migliorare la produttività complessiva dell’azienda. Anche in situazioni di emergenza, che possono sempre accadere.
Miglior esperienza per i dipendenti
L’empowerment dei dipendenti è uno dei numerosi vantaggi nell’adottare un software di gestione delle presenze. Spesso i collaboratori hanno domande e dubbi e cercano risposte dettagliate e immediate. E sovente non è possibile per i manager delle risorse umane rispondere velocemente a tali richieste. In simili situazioni, un software come Sfera Cloud HR può venire in soccorso, fornendo tutte le risposte in tempo reale. Questo flusso di informazioni aggiornato e preciso aumenta la trasparenza e l’efficienza sul posto di lavoro.
