Funzionamento e vantaggi delle app geolocalizzazione dipendenti

Tutti abbiamo familiarità con lo smartphone e con la tecnologia. La digitalizzazione di molti processi aziendali porta considerevoli vantaggi: efficienza produttiva, ottimizzazione delle procedure e benessere per i dipendenti. Anche le risorse umane possono beneficiare di strumenti digitali per snellire le pratiche amministrative di gestione del personale. Stiamo parlando delle app di geolocalizzazione dipendenti. Facili da usare e accessibili da qualsiasi dispositivo connesso ad internet, questi strumenti offrono vantaggi tangibili sia per il datore di lavoro sia per i dipendenti in smart working. Rendono possibile la timbratura del cartellino con un semplice tocco del telefono e, tramite tecnologia gps, rilevano la posizione dei lavoratori. Conosciamo nel dettaglio le caratteristiche e i vantaggi delle app di geolocalizzazione e come garantiscono il rispetto delle normative sulla privacy.

Rilevazione presenze ovunque e in ogni momento

Con le app di geolocalizzazione puoi monitorare le presenze dei dipendenti ovunque si trovino. I dati sono sempre disponibili e consultabili in ogni momento, comodamente dal tuo smartphone. Non c’è bisogno che il lavoratore sia fisicamente in ufficio, può segnare inizio e fine dell’orario di lavoro dal luogo in cui si trova. Se la tua azienda ha dipendenti o collaboratori in remoto, in trasferta o distribuiti sul territorio, il software di geolocalizzazione dipendenti ti permette di avere il controllo della situazione in qualsiasi momento e di ottimizzare l’efficienza operativa del tuo staff.

Benefici dello smart working con app di geolocalizzazione

Le app di geolocalizzazione dei dipendenti migliorano la gestione aziendale e offrono numerosi vantaggi ai lavoratori in smart working. La rilevazione chiara e precisa dei lavoratori ti permette di avere una visione sempre aggiornata e in tempo reale delle presenze e delle assenze, semplificando la gestione delle risorse umane. Il dipendente può timbrare il cartellino da qualsiasi luogo, utilizzando lo smartphone; in automatico l’app registra la posizione in modo preciso e sicuro. Così puoi avere la certezza che il dipendente si trovi nel luogo autorizzato al momento giusto, contribuendo al benessere e alla soddisfazione del personale. Il tracciamento della posizione permette al management di monitorare le attività in modo efficiente e rapido.

Funzionamento dell’app di geolocalizzazione

La rilevazione delle presenze utilizza la tecnologia gps per determinare con esattezza la posizione del lavoratore. Al momento della timbratura, l’app registra la posizione precisa per garantire che le presenze siano verificate in base alla posizione fisica del dipendente e le ore lavorate vengano calcolate in modo regolare. Per consentire il corretto funzionamento dell’app, è necessario che il dipendente abiliti i servizi di localizzazione sul proprio smartphone. Questa autorizzazione avviene tramite le impostazioni del dispositivo, durante le fasi di configurazione del sistema. Altre funzionalità forniscono un’esperienza d’uso completa: richiesta di ferie e permessi, conteggio degli straordinari, invio tramite email di alert e notifiche personalizzati, compatibilità con altri software già in uso in azienda. Per un approfondimento sulle caratteristiche di un software di rilevazione presenze, leggi la nostra guida.

Vantaggi dell’app geolocalizzazione dipendenti

Le app di geolocalizzazione semplificano e ottimizzano la gestione delle presenze e delle risorse umane. Ecco i vantaggi più importanti:

Timbrature veloci e sicure

Il dipendente può registrare entrata e uscita in modo rapido; il gps verifica la posizione esatta al momento della timbratura di entrata e di uscita per garantire che tutte le ore lavorative siano registrate correttamente. Il sistema automatizzato riduce la possibilità di errori, eliminando il rischio di frodi e imprecisioni.

Calcolo automatico delle ore di lavoro e degli straordinari

Le ore lavorate e gli straordinari vengono registrati automaticamente in timesheet pronti per essere facilmente esportati per il calcolo delle buste paga. Questo consente di ridurre il carico di lavoro amministrativo per il conteggio delle ore e al contempo aumentare l’accuratezza nella gestione delle retribuzioni.

Monitoraggio in tempo reale

Le informazioni sono accessibili in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, anche quando sei lontano dall’ufficio. Il monitoraggio in tempo reale ti aiuta a prendere decisioni informate e tempestive.

Ottimizzazione delle risorse

Puoi pianificare al meglio le attività e gestire le risorse aziendali in modo più efficiente. Le app di geolocalizzazione dipendenti contribuiscono a migliorare la coordinazione tra team di lavoro e progetti per una gestione delle operazioni più fluida e un ambiente di lavoro ben organizzato.

Sicurezza e conformità normativa

I dati geolocalizzati sono trattati in modo sicuro, con l’ausilio di algoritmi crittografati, e conforme alle normative sulla registrazione delle presenze e sulla protezione dei dati.

Privacy e geolocalizzazione dipendenti

Il Garante della privacy ha fornito disposizioni chiare sull’uso di tecnologie per la timbratura geolocalizzata. Questi sistemi possono essere utilizzati a condizione che si rispetti il diritto alla tutela della privacy dei dipendenti. Come datore di lavoro, hai la facoltà di stabilire delle regole e delle politiche aziendali, ma sempre nel rispetto della dignità e della riservatezza dei lavoratori. L’azienda è tenuta ad informare la forza lavoro riguardo alla raccolta e all’uso dei dati di geolocalizzazione, garantendo trasparenza e consenso informato. Il Garante della privacy stabilisce anche che sono necessarie misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati raccolti da accessi non autorizzati e usi impropri. La sicurezza dei dati include l’uso di crittografia, autenticazione robusta e controlli di accesso rigorosi.

I principi di rispetto della privacy

Le app di geolocalizzazione sono progettate secondo i principi di minimizzazione dei dati e privacy by design: raccolgono solo le informazioni strettamente necessarie e adottano misure di sicurezza a tutela delle stesse. Le posizioni dei lavoratori non possono essere tracciate in modo continuo, ma solo al momento della timbratura. I sistemi di geolocalizzazione rientrano tra le tecnologie che consentono un controllo a distanza dei dipendenti e quindi necessitano di un consenso esplicito ed informato da parte dei dipendenti prima di essere utilizzate. L’informativa deve spiegare le finalità, le modalità di trattamento dei dati e i diritti dei dipendenti in materia di privacy. Il datore di lavoro è tenuto a facilitare l’esercizio del diritto di accesso ai dati dell’interessato a scopo di consultazione, correzione o cancellazione, in conformità con il GDPR.

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Applicazioni pratiche

Il software di geolocalizzazione dei dipendenti offre una vasta gamma di applicazioni pratiche che migliorano l’efficienza e la gestione delle risorse umane all’interno delle aziende:

Rilevazione presenze in mobilità per tutte le attività svolte fuori sede facilitandone la gestione. La piattaforma è particolarmente utile per il controllo presenze del personale che opera in esterni o in trasferta, autisti, prestatori di servizi di pulizie, vigilanza, assistenza domiciliare, manutenzione verde, lavoratori in cantiere, tecnici, venditori, addetti alla logistica e dipendenti fuori sede.
Acquisizione delle timbrature in modo intelligente: la geolocalizzazione conferma la presenza fisica del dipendente nel luogo di lavoro designato. La timbratura geolocalizzata con smartphone ti permette di sapere a che ora e in quale luogo è iniziata l’attività, riduce il rischio di frodi e garantisce una maggiore trasparenza nel processo di rilevazione delle presenze.
Timesheet per dipendenti in cloud per la registrazione e il monitoraggio delle ore lavorate dai dipendenti direttamente su database remoti. Questo semplifica la gestione delle presenze e delle assenze e rende i dati facilmente esportabili per la rendicontazione.

Conclusioni sull'utilizzo delle app di geolocalizzazione dipendenti

L’adozione di un sistema per la geolocalizzazione dei dipendenti tramite smartphone segna un punto di svolta per la gestione aziendale. Elimina la necessità di usare carta, fogli Excel e email per la timbratura o per la comunicazione della posizione dei dipendenti. Le app di rilevazione presenze possono essere installate su dispositivi Android e IOS per facilitare il monitoraggio delle attività svolte in mobilità, per tutte quelle realtà imprenditoriali che operano fuori sede. La migliore app geolocalizzazione dipendenti per la tua azienda, è quella che si adatta alle tue esigenze migliorando significativamente l’organizzazione e la produttività con un conseguente risparmio di tempo.

La proposta Cotini per ottimizzare la gestione del personale in mobilità

Da oltre 45 anni in Cotini ci dedichiamo allo sviluppo di soluzioni avanzate per la gestione delle presenze in azienda. Dalla nostra esperienza è nata SferaCloud App, l’app che rileva le presenze con tecnologia gps per la geolocalizzazione. SferaCloud App è la soluzione in cloud facilmente accessibile che facilita la gestione delle attività svolte da remoto. Una badge digitale che risponde in modo più efficiente alle esigenze operative e gestionali, garantendo sicurezza e conformità normativa. La piattaforma offre funzionalità integrate per gestire le richieste di permessi e ferie del personale, visualizzare il cartellino digitale, gestire i dati delle note spese e distribuire documenti personali, come il cedolino dello stipendio, direttamente tramite app. SferaCloud App si integra perfettamente con gli altri sistemi aziendali, infatti, ti mettiamo a disposizione le API del software per una migliore esperienza di utilizzo. Puoi avere una visione completa e aggiornata delle presenze, delle ore di lavoro e degli straordinari, nonché delle richieste di permessi e ferie, tutto in un unico luogo. Stai pensando ad una soluzione per la geolocalizzazione dei dipendenti? Vieni a conoscere SferaCloud App, richiedi ora una demo.