Come rilevare le presenze dipendenti: 3 metodi
La registrazione automatica delle presenze permette di velocizzare o ottimizzare le procedure in capo alle risorse umane assicurando che tutti i lavoratori siano contabilizzati in termini di tempo lavorato.
Con il monitoraggio in tempo reale degli orari di lavoro puoi ottimizzare la pianificazione del personale della tua azienda a favore di un clima positivo. Le persone percepiscono equità e correttezza nella gestione delle ore di lavoro e delle retribuzioni.
Un’efficiente gestione delle presenze permette di calcolare le retribuzioni, evitando errori nei pagamenti ed è essenziale per il rispetto delle leggi sul lavoro, inclusi i limiti di orario e le normative sugli straordinari.
Oggi esistono diverse tecnologie per rilevare le presenze dei dipendenti in modo automatizzato con notevoli vantaggi rispetto ai metodi tradizionali.
Metodi tradizionali di rilevazione delle presenze dipendenti
Per molti anni registri manuali, fogli di calcolo e schede cartacee sono state la prassi comune nelle aziende. Semplici ed economici, questi modi presentano dei grossi limiti che possono compromettere l’efficienza e l’accuratezza dei processi di HR.
Registri manuali
Forse il modo più antico di registrazione delle presenze dei dipendenti, nel registro manuale il personale annotava quotidianamente gli orari di ingresso e uscita. Il rischio di errore umano era molto alto, così come le dimenticanze, le manipolazioni e lo smarrimento del foglio presenze.
Fogli di calcolo e cartellini
Schede excel o cartacee compilati dai dipendenti vengono raccolti e analizzati manualmente dai responsabili delle risorse umane tramite procedure laboriose e inefficienti che richiedono una grande quantità di tempo.
Limiti dei metodi tradizionali
I processi manuali presentano degli svantaggi importanti che riducono l’efficienza operativa e aumentano i costi amministrativi dell’azienda:
- alto rischio di errori e di manipolazione dei dati;
- elevata quantità di tempo necessario per la raccolta e l’elaborazione delle informazioni;
- difficile gestione e archiviazione di grandi quantità di documenti cartacei (registri manuali e schede presenze) o digitali (fogli excel);
- rischio di smarrimento e difficoltà di accesso rapido ai dati.
Questi fattori costituiscono un limite alla pianificazione e all’allocazione efficace delle risorse e originano problemi come il sotto o sovra-staffing, compromettendo la produttività aziendale.
La pianificazione di verifiche e controlli in un’ottica di conformità normativa è lunga e faticosa, oltre a richiedere un impegno significativo in termini di precisione, verifica, archiviazione e formazione.
Tecnologie moderne per la digitalizzazione della rilevazione presenze dipendenti
L’evoluzione tecnologica mette a disposizione metodi efficienti e accurati per registrare e controllare le presenze dei dipendenti: lettori badge; sistemi biometrici; software in cloud e app.
Conosciamo nel dettaglio le tre modalità per la rilevazione automatizzata delle presenze in azienda.
Lettori badge
I lettori badge utilizzano carte di prossimità RFID per la registrazione degli orari di ingresso e uscita dei lavoratori. La procedura di timbratura avviene strisciando il cartellino nell’apposito lettore. Questi modi garantiscono che le timbrature siano registrate velocemente e con precisione.
Sistemi biometrici (impronte digitali e riconoscimento facciale)
L’utilizzo di caratteristiche fisiche uniche dei dipendenti, come le impronte digitali o l’aspetto del viso, permette di rilevare le presenze con un livello di sicurezza e affidabilità ineguagliabile. Il rapido riconoscimento del personale con lettori biometrici accresce l’efficienza operativa ed elimina la necessità di badge o carte.
Il rischio di frodi è praticamente nullo. Infatti, le caratteristiche biometriche sono uniche per ciascun individuo.
Software in cloud e app di rilevazione presenze
Il software è un metodo efficiente per la rilevazione delle presenze che consente di tenere traccia delle ore di lavoro dei dipendenti e di migliorare la gestione del personale. I sistemi in cloud offrono la possibilità di accesso, oltre che da pc, anche da smartphone e tablet tramite app, dimostrandosi altamente flessibili e accessibili.
Le timbrature possono avvenire da qualsiasi luogo in cui si trova il dipendente, a supporto del lavoro da remoto e delle trasferte. E il datore di lavoro può monitorare in tempo reale le presenze dei dipendenti e le assenze.
L’architettura in cloud consente una facile integrazione con gli altri software già presenti nell’impresa, migliorando la gestione complessiva del personale. Il sistema è sempre aggiornato e non necessita di manutenzione.
Le app di registrazione presenze, non gestiscono solo le timbrature, ma permettono una gestione completa di ferie, permessi e straordinari direttamente dallo smartphone. È possibile effettuare la timbratura anche da pc, dopo essersi collegati con la propria ID e password. Per saperne di più leggi il nostro approfondimento sulle app rilevazione presenze.
Vantaggi delle tecnologie moderne per la rilevazione presenze
La registrazione automatizzata degli orari di ingresso e uscita riduce gli errori manuali, aumenta la produttività aziendale ottimizzando i processi HR, contribuisce a migliorare il clima interno e garantisce una gestione sicura e trasparente del personale.
Riduzione degli errori
Niente più inserimenti manuali. La registrazione presenze automatizzata riduce gli errori manuali e permette un considerevole risparmio di tempo e di costi, calcolando rapidamente le ore lavorate, gli straordinari, i permessi e le ferie. Avrai il pieno controllo del personale e guadagnerai più tempo per concentrarti su attività strategiche.
Aumento della produttività aziendale
Dati accurati sulle presenze dei dipendenti aiutano il datore di lavoro ad effettuare una organizzazione dei turni più efficiente, a pianificare le sostituzioni e a gestire al meglio le risorse. Sarai sempre certo che ci sia personale sufficiente per coprire le esigenze operative.
La facilità di accesso tramite app ti consente di avere il controllo anche sui lavoratori e collaboratori che operano da remoto. Con la geolocalizzazione hai la possibilità di tracciare con precisione la posizione dei dipendenti che timbrano e avere la certezza che le timbrature siano effettuate correttamente anche quando si trovano fuori sede.
Le tecnologie attuali di rilevazione presenze forniscono report dettagliati e personalizzabili che ti aiutano a prendere decisioni informate.
Miglioramento del clima interno
Quando i processi di gestione delle presenze sono efficienti e accurati, i dipendenti si sentono più valorizzati e motivati migliorando indirettamente la qualità dei prodotti e servizi offerti ai clienti. Procedure trasparenti nella registrazione delle presenze eliminano le ambiguità a vantaggio di una comunicazione semplice e diretta tra lavoratori e direzione.
Tramite il software hai la visione in tempo reale delle presenze in azienda, delle ferie e dei permessi. Allo stesso tempo i dipendenti hanno un controllo accurato delle ore di lavoro e del saldo ferie.
Gestione sicura e trasparente
I sistemi digitali assicurano alti standard di sicurezza nella protezione dei dati sensibili, attraverso tecnologie di crittografia e accessi controllati. I rischi di perdita o manipolazione dei dati sono azzerati; i dati sono sempre accurati e facilmente verificabili.
Tecnologie biometriche e software in cloud riducono il rischio di frodi e timbrature improprie. Inoltre garantiscono i requisiti legali e normativi aiutandoti a mantenere la conformità con le leggi sul lavoro.
Conformità normativa
Una rilevazione automatizzata delle presenze in azienda assicura adeguatezza alle leggi e normative vigenti in termini di orario di lavoro e trattamento dei dati sensibili (GDPR).
Le imprese sono obbligate a tenere traccia delle ore di lavoro in modo preciso e affidabile e devono dimostrare che le registrazioni sono accurate e corrispondono alla realtà. Un sistema di gestione delle presenze preciso ed efficiente garantisce il rispetto delle normative, la tracciabilità delle informazioni, la conservazione dei dati per il tempo indicato dalla legge e la protezione da accessi non autorizzati.
Soluzioni automatizzate per la registrazione delle presenze, come lettori badge e software con relative app, assicurano la conformità alla legge sulla privacy attraverso un serie di misure specifiche:
- raccolta delle sole informazioni strettamente necessarie;
- consenso informato;
- accesso limitato alle sole persone autorizzate;
- conservazione sicura dei dati (meccanismi di backup e protezioni contro la perdita e il danneggiamento);
- audit e monitoraggio degli accessi agli archivi.
Funzionalità chiave per la gestione delle presenze
Alcune funzionalità sono essenziali per garantire soluzioni per la gestione del personale efficienti:
- Rilevazione presenze in tempo reale per tracciare in qualsiasi momento chi è al lavoro e chi ha terminato il turno.
- Timbrature e controllo accessi: solo persone autorizzate possono accedere. La tracciabilità dei dati ti fornisce in qualsiasi momento un resoconto chiaro e inconfutabile.
- Gestione pause lavoro e straordinari per evitare il sovraccarico di lavoro e garantire che i dipendenti non superino le ore lavorative consentite.
- Geolocalizzazione dipendenti: con la funzione gps sei sicuro che i dipendenti siano nel posto giusto al momento giusto.
Rilevazione timbrature automatica con SferaCloud
SferaCloud è il sistema avanzato per la rilevazione automatica delle presenze dipendenti. Facile da usare e sicuro, ti offre la possibilità di scegliere lo strumento più adatto per la rilevazione delle presenze tra lettori badge, sistemi biometrici, app mobile e timbratura da pc.
I dipendenti possono timbrare entrata e uscita da smartphone e pc o tramite lettori badge o biometrici. SferaCloud garantisce la conformità alle leggi vigenti (come la normativa sulla privacy) e si integra facilmente con gli altri software aziendali. È un sistema in cloud e scalabile che ti permette di gestire presenze, ferie, permessi ma anche la distribuzione controllata e certificata delle buste paga da un’unica piattaforma centralizzata. Hai a disposizione le API del programma SferaCloud sviluppato da noi per consentirti una corretta integrazione con altri software.
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