Come funziona la geolocalizzazione dipendenti tramite smartphone

La geolocalizzazione dipendenti è sempre più diffusa nelle aziende che si avvalgono del lavoro in smart working o che hanno il personale distribuito in trasferta in quanto rivoluziona la gestione del personale e migliora le operazioni quotidiane. Tecnologie sempre più diffuse permettono di localizzare i lavoratori tramite smartphone in modo preciso e affidabile.

I benefici per il datore di lavoro sono molti. Lo smartphone è un dispositivo versatile che tutti possediamo e utilizziamo; non c’è quindi bisogno di investire in apparecchiature aggiuntive. La geolocalizzazione permette di semplificare le procedure delle risorse umane con la garanzia di sicurezza di un sistema affidabile per l’elaborazione dei dati.

Lavoratori in trasferta e da remoto possono utilizzare il telefono per timbrare il cartellino e registrare la posizione in modo semplice e automatico. È sufficiente installare un’app su dispositivi dotati di funzionalità gps.

Vantaggi della geolocalizzazione tramite smartphone

Le app per la gestione presenze, come SferaCloud App, permettono di rilevare la posizione del dipendente quando effettua la timbratura del cartellino tramite smartphone, tablet o pc. La flessibilità di utilizzo soddisfa le esigenze organizzative e produttive delle aziende con personale distribuito geograficamente, per smart working, trasferte o attività in cantiere.

Comodità per i dipendenti

Il lavoratore può utilizzare il proprio dispositivo mobile per timbrare l’ingresso e l’uscita senza dover essere fisicamente presente in ufficio o in sede. Può gestire il tempo in maniera autonoma e proficua con la certezza che il datore di lavoro rilevi con esattezza la posizione senza rischi di malintesi.

Precisione e riduzione degli errori manuali

L’automazione delle procedure di gestione delle presenze tramite dispositivi mobili garantisce una maggiore precisione rispetto ai metodi tradizionali, evitando errori manuali e possibilità di frode. Le app di geolocalizzazione utilizzano il gps per registrare automaticamente e in maniera esatta la posizione dei lavoratori quando timbrano ingresso e uscita. Questi sistemi permettono un rapido calcolo delle ore lavorate e degli straordinari nel rispetto delle normative sul lavoro.

Gestione di personale in mobilità e da remoto

La timbratura geolocalizzata soddisfa le esigenze di gestione dei dipendenti che operano da remoto e in mobilità. Puoi mantenere il controllo a distanza e hai la certezza che il lavoratore sia nel luogo giusto al momento della timbratura. Inoltre una tecnologia di localizzazione ti permette di risparmiare tempo e di pianificare con efficienza le risorse aziendali.

Come funziona la timbratura geolocalizzata

La localizzazione gps per la rilevazione presenze e orario di lavoro determina con precisione la posizione del lavoratore al momento della timbratura grazie alla tecnologia di global positioning system. L’app permette di registrare gli orari di ingresso e uscita basandosi sulla localizzazione del dipendente tramite smartphone, tablet o pc.

Quando il dipendente accede all’app per timbrare, il gps rileva la posizione ed invia i dati al sistema centrale, che li elabora e li archivia in sicurezza. Le informazioni rimangono disponibili per un successivo utilizzo, come il calcolo delle ore lavorate e degli straordinari per l’elaborazione delle buste paga.

Installazione e configurazione dell’app

Il processo di installazione delle applicazioni per la timbratura geolocalizzata è semplice e intuitivo:

Il dipendente deve scaricare l’app da Google Play Store o App Store in base al sistema operativo del dispositivo su cui intende installare il software.
Deve registrarsi utilizzando le credenziali fornite dall’azienda per accedere al proprio account.
Quando l’app chiede l’autorizzazione per accedere ai servizi di localizzazione del dispositivo, il dipendente dovrà consentire l’accesso. Solo così il gps potrà tracciare la posizione al momento della timbratura.
Prima di procedere all’utilizzo, il lavoratore può terminare la configurazione dell’app impostando altre preferenze per personalizzare l’esperienza.

Altre funzionalità delle app di timbratura geolocalizzata

Le applicazioni disponibili oggi in commercio per la timbratura tramite smartphone sono dotate di ulteriori funzionalità integrate che semplificano l’utilizzo funzionalità integrate che semplificano l’utilizzo e forniscono all’azienda uno strumento efficiente per la gestione delle presenze:

Richiesta ferie e permessi che potrai approvare o respingere in modo semplice e veloce.
Monitoraggio dei dati in tempo reale, per avere il controllo delle presenze e delle assenze in qualsiasi momento.
Integrazione con altri software aziendali, ad esempio per l’elaborazione della busta paga, grazie alla flessibilità delle tecnologie in cloud come SferaCloud App.
Distribuzione del cedolino e altri documenti personali.

Normativa e adempimenti sulla geolocalizzazione

Il garante della privacy ha fornito linee guida chiare e precise sulla geolocalizzazione che ti possono essere di aiuto ad evitare contestazioni e sanzioni.

È consentito l’utilizzo di tecnologie di geolocalizzazione per la rilevazione delle presenze a condizione che vengano rispettate alcune indicazioni:

trasparenza: fornisci ai dipendenti informazioni chiare sull’uso delle tecnologie di geolocalizzazione, spiegando scopi, modalità di funzionamento e benefici;
consenso: i lavoratori devono fornire il consenso esplicito per il trattamento dei dati di geolocalizzazione;
proporzionalità: i dati raccolti devono essere limitati agli scopi legittimi per cui la raccolta è stata autorizzata.

Principi di privacy by design e minimizzazione dei dati

Secondo quanto prescritto dal garante della privacy le aziende sono tenute a perfezionare il sistema nella prospettiva della privacy by design, applicando il principio di necessità. La protezione dei dati personali deve essere integrata nel software tramite l’implementazione di misure di sicurezza, tecniche e organizzative adeguate per garantire la privacy.

Nessun dato superfluo viene raccolto né archiviato. Ad esempio, nel caso dei dati relativi alla posizione precisa dei lavoratori per la rilevazione presenze, questi non vengono salvati oltre al momento della timbratura.

Valutazioni e adempimenti per l’azienda

All’azienda spettano valutazioni e adempimenti per garantire una gestione responsabile della geolocalizzazione dei dipendenti:

Le finalità del sistema di geolocalizzazione devono essere riconducibili a esigenze organizzative e produttive e di tutela del patrimonio aziendale.
Come previsto dall’art. 13 del GDPR, il datore di lavoro deve fornire un’informativa chiara e dettagliata ai dipendenti con informazioni sui dati raccolti, finalità del trattamento, diritti dei dipendenti e modalità di esercizio di tali diritti.
La società deve implementare misure di sicurezza adeguate per proteggere i dati geolocalizzati da accessi non autorizzati, alterazioni o perdite. Strumenti per la rilevazione delle presenze come SferaCloud App utilizzano algoritmi crittografati e robusti sistemi di autenticazione per garantire sempre un accesso sicuro ed evitare manomissioni.
Assicurati che i dipendenti abbiano compreso e accettato l’utilizzo della geolocalizzazione per contribuire a creare un ambiente di lavoro positivo e garantire il rispetto dei diritti di tutti.

Protezione della privacy e best practice

Il monitoraggio delle presenze geolocalizzate e dei mezzi e strumenti assegnati o utilizzati da dipendenti e collaboratori necessita di un trattamento di dati personali trasparente e sicuro. L’adozione di alcune best practice possono aiutarti a creare un rapporto di fiducia con i dipendenti, assicurando la compliance:

informa periodicamente i dipendenti sulle modalità di raccolta e trattamento dei dati geolocalizzati;
metti a disposizione l’informativa della privacy in modo facilmente accessibile;
applica i principi di minimizzazione e privacy descritti in precedenza;
implementa sistemi di auditing e monitoraggio per garantire che la conformità alle normative sia sempre eseguita correttamente;
aggiorna periodicamente le politiche e le pratiche di protezione dei dati in risposta a cambiamenti normativi o tecnologici;
crea canali di comunicazione con i dipendenti per poter apportare miglioramenti continui e mantenere la compliance.

Geolocalizzazione dei dipendenti con SferaCloud App

SferaCloud App è un’app progettata appositamente per la timbratura geolocalizzata. I vantaggi per la tua azienda sono molti:

ottimizzazione delle procedure in capo alle risorse umane;
sicurezza e affidabilità nell’elaborazione dei dati raccolti;
miglioramento dell’efficienza operativa.

SferaCloud App integra in un’unica piattaforma funzionalità di geolocalizzazione e di rilevazione delle presenze, assicurando precisione e il rispetto della normativa sulla privacy e del trattamento dei dati personali.

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